文件管理中存在的難題

　　內(nèi)部涉密文件被非法帶出單位

　　內(nèi)部工作人員有意或無意將涉密文件帶出單位，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致泄密，無法追查泄密渠道，無法確定責(zé)任人。

　　領(lǐng)用出去文件無法追蹤管理

　　領(lǐng)用出去的涉密文件無法追蹤管理，無法一一對應(yīng)回收、銷毀，往往出現(xiàn)露件、替換件現(xiàn)象。

　　文件查找難

　　文件堆中手工尋找某一份文件是非常耗時(shí)的。管理員通過印在文件箱上號碼搜索文件，而文件可能會(huì)放置在錯(cuò)誤的文件箱里，或已被他人取走，這又增加了搜索的難度。

　　解決方案

　　運(yùn)用RFID技術(shù)，建立文件管理系統(tǒng)解決方案，可以大大改進(jìn)管理方式、提高工作效率，保障文件資料安全。無線射頻（RFID）技術(shù)為核心的文件管理系統(tǒng)，是在被管理文件上加帖特定的RFID電子標(biāo)簽。通過RFID電子標(biāo)簽的微小芯片和天線，可以方便地跟蹤和記錄文件在流動(dòng)過程中間的每一個(gè)地點(diǎn)。例如文件經(jīng)過不同的辦公室或者檢查點(diǎn)時(shí)。都會(huì)得到記錄，而且在任何一臺(tái)內(nèi)部授權(quán)管理終端上面可以實(shí)時(shí)清楚看到，可以很方便知道文件目前的位置，存放的地點(diǎn)，確認(rèn)文件的取出或者存入。

　　當(dāng)此文件經(jīng)過監(jiān)管出入口或通道檢查點(diǎn)的時(shí)候，會(huì)被出入口的RFID閱讀器發(fā)現(xiàn)，管理系統(tǒng)可自動(dòng)記錄文件通過時(shí)間，如果該文件是非法帶出，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)出相應(yīng)的報(bào)警，同發(fā)短信息給相關(guān)的管理人員。

　　RFID文件管理系統(tǒng)可以同時(shí)讀取一疊文件，可以批量處理多個(gè)文件。當(dāng)工作要取某個(gè)文件時(shí)，采用讀寫器讀取文件的 RFID標(biāo)簽及工作人員配戴的工作證ID號，保證文件領(lǐng)取的正確性。

　　這個(gè)系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，可以與現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)整合在一起。最大程度的增強(qiáng)現(xiàn)有文件管理系統(tǒng)的功能和安全性。

　　系統(tǒng)組成

　系統(tǒng)工作步驟

　　1、將文件加貼電子標(biāo)簽；
　　2、將加貼電子標(biāo)簽的文件信息寫入RFID電子標(biāo)簽，及上傳到管理系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫；
　　3、經(jīng)系統(tǒng)授權(quán)許可的文件方可帶出規(guī)定的存放位置；
　　4、未授權(quán)的文件帶出，系統(tǒng)將發(fā)出系統(tǒng)提示（短信通知、聲光報(bào)警）；
　　5、快速尋找和查閱文件、盤點(diǎn)文件